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Die Personalakte

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Die Personalakte ist die Sammlung aller Dokumente und Vorgänge, die persönliche und dienstliche Belange des Arbeitnehmers im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis betreffen.

Üblicherweise wird für jeden Arbeitnehmer eine Personalakte geführt. Geheimakten darf es aber nicht geben. Eine gesetzliche Verpflichtung des Arbeitgebers besteht aber nicht. Die den Arbeitnehmer betreffenden Angaben können in herkömmlicher Form als Schriftstücke abgeheftet, in Karteiform geführt, auf Lochkarten gestanzt, auf Mikrofilm aufgenommen oder in EDV-Anlagen in Form von Personalinformationssystemen gespeichert werden.

Der Arbeitnehmer hat nach § 83 Betriebsverfassungsgesetz das Recht, in seine Personalakten Einsicht zu nehmen. Ansprechpartner zur Einsichtnahme der Personalakte ist die Personalabteilung oder der Arbeitgeber, wenn es keine Personalabteilung gibt. Ist im Unternehmen ein Betriebsrat vorhanden, kann der Arbeitnehmer verlangen, dass bei der Einsichtnahme ein Mitglied des Betriebsrates anwesend ist. § 83 Abs. 1 BetrVG gesteht dem Arbeitnehmer ausdrücklich das Recht zu, bei seiner Akteneinsicht ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Es muss sich hierbei um ein vom Arbeitnehmer bestimmtes Betriebsratsmitglied handeln und nicht um ein Betriebsratsmitglied, das der Betriebsrat für diese Zwecke benannt hat. Dem Arbeitnehmer bleibt es vorbehalten, wem er für die Hinzuziehung sein Vertrauen schenkt. Das von ihm gewählte Betriebsratsmitglied darf sich dem Auftrag nicht entziehen, es sei denn, es liegen gewichtige Gründe vor. Das Betriebsratsmitglied würde anderenfalls gegen seine Pflichten verstoßen.

Der Grundsatz der Vertraulichkeit gilt nicht nur gegenüber betriebsfremden Dritten, sondern auch innerhalb des Betriebes. Der Kreis der Personen, die als Beauftragte des Arbeitgebers Einsicht in die Personalakte nehmen können, muss so klein wie möglich gehalten werden. So sollte nicht jedem Vorgesetzten des Arbeitnehmers ein Einsichtsrecht zugebilligt werden, sondern nur demjenigen, der die Angaben für zu treffende Personalentscheidungen benötigt.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Personalakte vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Unbeschadet einer Anwendbarkeit des Bundesdatenschutzgesetzes hat der Arbeitgeber vertraulich mit dem Inhalt der Personalakte zu verfahren. Der Arbeitgeber hat sicherzustellen, dass Unbefugte in die Personalunterlagen des Arbeitnehmers keinen Einblick nehmen oder auch nicht in anderer Weise von deren Inhalt Kenntnis erlangen können. Anderenfalls verstößt der Arbeitgeber gegen seine Fürsorgepflicht und das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers.

Zur Personalakte gehören Bewerbungsunterlagen, Personalfragebögen, Arbeitsvertrag, Zwischenzeugnisse und Abmahnungen. Auch die Aufzeichnungen, die der Arbeitgeber als vertraulich kennzeichnet, gehören zu den Personalakten. Sonstige Unterlagen oder Vermerke, die mit dem Arbeitsverhältnis in keinem inneren Zusammenhang stehen, gehören nicht in die Personalakte. Hierzu zählen u.a. Prozessakten des Arbeitgebers in einem anhängigen Rechtsstreit mit dem Arbeitnehmer oder ein Strafurteil gegen den Arbeitnehmer wegen eines Verkehrsunfalls, welches den Arbeitnehmer lediglich als Privatperson betrifft. Gleiches gilt für verurteilte Straftaten im außerdienstlichen Bereich, wenn sie nicht in das vom Bundeszentralregister auszustellende Führungszeugnis Eingang finden und auch vom Arbeitnehmer nicht nach § 51 Abs. 2 BRZG offenbart werden muss.

Stellt der Arbeitnehmer bei Einsicht seiner Personalakte fest, dass sie unzulässige oder fehlerhafte Angaben enthält, die ihn in seinem beruflichen Fortkommen behindern könnten, hat er Anspruch auf Berichtigung oder Entfernung der Unterlagen. Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind ihr auf sein Verlangen beizufügen, zum Beispiel die Gegendarstellung zu einer Abmahnung. Auch eine berechtigte Abmahnung muss nach mehrjährigem Wohlverhalten aus der Personalakte genommen werden.

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